Επεξεργασία μεταδεδομένων PDF

Σύμφωνα με την προδιαγραφή PDF, τα μεταδεδομένα είναι «καθολικές πληροφορίες» για ένα αρχείο PDF. Στόχος του είναι να «βοηθήσει στην καταλογογράφηση και την αναζήτηση εγγράφων σε εξωτερικές βάσεις δεδομένων».
Πώς βρίσκουμε αυτές τις πληροφορίες; Θα δείτε τα μεταδεδομένα ενός αρχείου PDF στις ιδιότητές του.
Τα περιγραφικά μεταδεδομένα μπορούν να περιλαμβάνουν το όνομα του αρχείου PDF, τον τίτλο, τον συγγραφέα, το θέμα, τις λέξεις-κλειδιά, την ημερομηνία δημιουργίας και την ημερομηνία της τελευταίας τροποποίησης.
Τα προηγμένα μεταδεδομένα μπορούν να αναφέρουν (και δεν περιορίζονται σε) το λογισμικό PDF που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία του εγγράφου, την έκδοση PDF, το μέγεθος του αρχείου, τον αριθμό των λέξεων/χαρακτήρων/σελίδων και τη γλώσσα.
Άλλες χρήσιμες πληροφορίες είναι η προστασία και οι ρυθμίσεις περιορισμών για να γνωρίζει εάν ο χρήστης επιτρέπεται να εκτυπώνει, να αντιγράφει, να σχολιάζει, να συμπληρώνει πεδία φόρμας, να εκτελεί υποστηρικτικές τεχνολογίες και άλλα.
Στο AvePDF, έχουμε προσθέσει την επιλογή για να δούμε αν το PDF έχει επισημανθεί και βελτιστοποιημένη για τον Ιστό με γραμμικοποίηση (ονομάζεται επίσης Γρήγορη προβολή Ιστού).
Δεν εμφανίζονται όλα τα μεταδεδομένα στις ιδιότητες του εγγράφου. Θα χρειαστείτε προηγμένες λύσεις επεξεργασίας PDF για να το δείτε, ειδικά στην περίπτωση αποθηκευμένων τιμολογίων ZUGFeRD και Factur-X, τις τυποποιημένες μορφές ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Τα άτομα που βασίζονται σε υποστηρικτικές τεχνολογίες όπως τα προγράμματα ανάγνωσης κειμένου σε ομιλία για αρχεία PDF θα επωφεληθούν από τα ρητά μεταδεδομένα.
Καθώς δεν μπορούν να δουν εικόνες, ένα σαφές και περιγραφικό εναλλακτικό κείμενο (alt-text) για κάθε ένα από αυτά που δεν είναι διακοσμητικό είναι απαραίτητο. Για παράδειγμα, εάν τα αρχεία PDF σας περιέχουν γραφήματα που μεταφέρουν τις απαραίτητες πληροφορίες για την καλύτερη κατανόηση του εγγράφου, θα πρέπει να τα περιγράψετε στα αντίστοιχα εναλλακτικά κείμενα.
Εάν επεξεργάζεστε ή δημιουργείτε ένα PDF, μπορείτε να δείτε, να επεξεργαστείτε και να δημιουργήσετε εναλλακτικό κείμενο χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα δημιουργίας PDF.
Για προσβασιμότητα, απαιτείται ο τίτλος μεταδεδομένων. Ωστόσο, προσέξτε, ο τίτλος meta είναι διαφορετικός από το όνομα του αρχείου. Σκοπός του είναι να περιγράψει συνοπτικά και με ακρίβεια τι αφορά το έγγραφο.
Γνωρίζατε ότι το PDF είχε ένα υποσύνολο αφιερωμένο στην προσβασιμότητα; Το PDF/UA είναι το πρότυπο ISO για τη βελτίωση της μορφής αρχείου ηλεκτρονικών εγγράφων για προσβασιμότητα (ISO 14289).

Οι μηχανές αναζήτησης μπορούν να έχουν πρόσβαση στα μεταδεδομένα, γι' αυτό να είστε προσεκτικοί όταν δημοσιεύετε ένα έγγραφο που έχει συνταχθεί στο διαδίκτυο.
Σημαίνει επίσης ότι, αντίθετα, εάν θέλετε να κάνετε το αρχείο PDF σας πιο ορατό, θα πρέπει να βελτιστοποιήσετε τα μεταδεδομένα του για SEO με τις σωστές λέξεις-κλειδιά.
Τα μεταδεδομένα μπορούν να περιέχουν σχεδόν οποιαδήποτε πληροφορία που σχετίζεται με το έγγραφο γενικά ή ξεχωριστά αντικείμενα εντός του εγγράφου όπως εικόνες, γραμματοσειρές κ.λπ.
Το τυπικό λογισμικό ανάγνωσης δεν έχει συνήθως πρόσβαση σε όλες αυτές τις πληροφορίες, αλλά εξακολουθεί να μπορεί να εξαχθεί με προηγμένες λύσεις επεξεργασίας PDF. Οι προγραμματιστές πρέπει να το έχουν υπόψη όταν εργάζονται με ευαίσθητα έγγραφα δεδομένων (GDPR, κανείς;).
Πράγματι, τα προσωπικά δεδομένα που έχετε αφιερώσει προσεκτικά στον εντοπισμό του στο ορατό μέρος ενός PDF ενδέχεται να εμφανίζονται αλλού. Για παράδειγμα, έχετε αφαιρέσει το όνομα ενός ατόμου από το κείμενο, αλλά μπορεί επίσης να το βρούμε στα μεταδεδομένα εικόνων ή σχολίων.
Καλείται η αφαίρεση δεδομένων από το ορατό τμήμα ενός PDF σύνταξη. Εξυγίανση είναι η ίδια διαδικασία που γίνεται για το κρυφό τμήμα ενός αρχείου PDF (όπως μεταδεδομένα, σχόλια ή κρυφά επίπεδα).